Průvodce efektivním delegováním: Posviťme si na smlouvy při navázání spolupráce

Článek ve spolupráci s Márií Chvajovou Staňkovou, advokátkou

Uvažujete o tom, že část své práce delegujete a uvolníte si ruce na to, aby vaše podnikání rostlo a bavilo vás? Jste virtuální asistentka, specialista nebo expert ve svém oboru a chcete mít své spolupráce právně ošetřené? Pak jste tu správně. V tomto článku jsem si pozvala advokátku Mgr. Márii Chvajovou Staňkovou, se kterou si posvítíme na právo v online podnikání. Probereme, jaké smlouvy potřebujete uzavřít, aby vaše podnikání bylo právně v pořádku.

Proč je důležité uzavírat smlouvy?

Základním kamenem úspěšné spolupráce je komunikace a důvěra. Ne nadarmo se říká, že pořádek dělá přátele a určitě to můžete s čistým svědomím aplikovat i na podnikání a vzájemné spolupráce. Existují ale způsoby, jak si můžete nastavit a ulehčit vzájemnou spolupráci hned od začátku. Inspirujte se tipy od zkušené advokátky pro online podnikání a GDPR, které vám usnadní proces navázání spolupráce.

Kdy se vám vyplatí smlouvu uzavřít?

Smlouva se vám vyplatí vždy, když navazujete spolupráci. Je jedno, zda jste na straně příjemce služby nebo dodavatele jako virtuální asistentka, copywriterka, grafička, webařka, social media manager nebo specialista na marketing či reklamu. Vždy se jedná o úzkou spolupráci, kdy je pro všechny výhodné vědět, jaké jsou podmínky a termíny.

Navíc na začátku delegování nás často zužují obavy a brzdy, zda do toho jít nebo nikoliv. Pomůže vám to nastavit jasné priority a cíle dané spolupráce, zajistit včasné dodání služby, dodržet nastavenou cenotvorbu a samozřejmě udržet obchodní tajemství.

Zároveň jedním ze základních pilířů úspěšné spolupráce je důvěra, kterou můžete podložit sepsáním smlouvy o mlčenlivost tzv. NDA. Vyzpovídala jsem tedy Mgr. Márii Chvajovou Staňkovou, advokátku, aby nás provedla tím, jak si nastavit spolupráci právně Správně.

Proč je vůbec důležité nejen pro virtuální asistentky uzavírat s jejich klienty smlouvu?

Spolupráce mezi dvěma podnikateli, v tomto případě mezi virtuální asistentkou a jejím klientem, je závazkovým vztahem. Tedy smlouvou. A čím je smlouva přesněji vyjádřena, tím pro obě strany lépe. Jsou pak jasná vzájemná práva a vzájemné povinnosti. Vymezí se přesně spolupráce, termíny, odměna a její splatnost.

Proto doporučuji na to myslet od samotného začátku a základní věci si s klientem sepsat. Jedním ze způsobů je zachycení do písemně vyjádřené smlouvy. Ráda bych tady upřesnila, že taková smlouva nemusí být uzavřena nutně ve vytištěné podobě s originálními podpisy smluvních stran. Postačuje její vzájemné zaslání a odsouhlasení prostřednictvím e-mailu či jiným elektronickým způsobem (například datovou schránkou).

Jaký typ smluv doporučujete určitě uzavřít?

Základem je vlastní smlouva o spolupráci. V té se sjedná, co je předmětem spolupráce, jak bude spolupráce probíhat, termíny, odměna a podobně. Také je tam možné sjednat, co už předmětem spolupráce není – i takové vymezení může být důležité, aby byla naplněna očekávání smluvních stran.

Dále je dobré při vztahu virtuální asistentka – klient pamatovat na důvěrné informace a jejich ochranu, jinými slovy mlčenlivost a tu pojmout do smlouvy nebo uzavřít samostatnou smlouvu (pro tento typ dohod se v praxi vžilo označení “NDA”, což je z angličtiny a znamená to “non-disclosure agreement”.

A pokud při spolupráci dochází ke zpracování osobních údajů, měly by smluvní strany (a tady zejména podnikatel, tedy klient, který je v postavení správce osobních údajů) pamatovat na ochranu osobních údajů a uzavřít dohodu o zárukách při zpracování osobních údajů, kterou předpokládá nařízení GDPR.

Co by měla smlouva o spolupráci mezi nejen virtuální asistentkou a klientem obsahovat?

Pokud to vezmu rámcově, tak správné označení smluvních stran, dále vymezení, co je předmětem spolupráce (případně, co již není), termíny, nějaké další důležité povinnosti typické pro tu konkrétní spolupráci, jaká je odměna, kdy a jak se bude platit, jestli jsou třeba nějaké zálohy nebo úhrady předem… Dále trvání smlouvy (smlouva může být uzavřená na dobu určitou či neurčitou, v této souvislosti je také vhodné zvážit délku výpovědní lhůty). Při vztahu virtuální asistentka – klient je dále dobré pouvažovat o exkluzivitě spolupráce, úpravě a ochraně autorských práv, zákazu konkurence a podobně.

Pro případ porušení důležitých smluvních povinností je možné upozornit na náhradu škody (nebo tu případně limitovat) a také stanovit smluvní pokuty, pokud by porušením smluvní povinnosti byla způsobena škoda a penalizace navíc by byla na místě.

Dá se obecně říci, jak nahlížet a nastavit částku za případnou smluvní pokutu? Jsou tam nějaké hranice? Co je třeba zohlednit?

Smluvní pokuta by měla být přiměřená hodnotě zajišťované povinnosti. A její stanovení je poměrně složitá disciplína, kterou se v judikatuře zabývají soudy, občanský zákoník pro to přesnější vodítko nedává. Vždy je třeba posuzovat, co se zajišťuje a jakou to má hodnotu pro případ porušení smluvní povinnosti.

Pokud je uzavřena smlouva o mlčenlivosti a zároveň smlouva o zárukách, chápu správně, že smluvní pokuta se řeší zvlášť individuálně? Jaký je mezi smlouvami tedy rozdíl a jak třeba smluvní pokutu v rámci tohoto uzavřít, když se to vlastně sčítá?

Obě smlouvy řeší jiný balíček smluvních povinností. Smlouva o mlčenlivosti (NDA) se zabývá ochranou důvěrných informací a vychází z občanského zákoníku. Dohoda o zárukách řeší ochranu osobních údajů mezi správcem a zpracovatelem a vychází z nařízení GDPR. Smluvní pokuty z nich se nesčítají, jedná se o dva samostatné právní vztahy, které vyvstanou v rámci jedné spolupráce.

Jak je v tomto vztahu chráněn zpracovatel/dodavatel služby? Setkala jste se již v praxi třeba s neoprávněným obviněním této strany, po které se potom vymáhala smluvní pokuta?

Spíš jsem se setkala se situací, že smluvní pokuta nebyla správně nastavená a jedné straně, které vznikla škoda, nebylo umožněno ji vymáhat. Při sjednávání smlouvy je třeba podívat se na to, k čemu se smluvní pokuta vztahuje, zda je taková povinnost vymezena dostatečně přesně a být si potom při spolupráci této skutečnosti vědom a chovat se tak, aby k porušení nedošlo.

Dá se považovat za uzavření smlouvy jen odsouhlasení spolupráce e-mailem? Má to svá rizika nebo je tam srovnatelná hodnota s klasickou smlouvou?

Je to stejné, smlouva o spolupráci mezi virtuální asistentkou a klientem se nemusí uzavírat v listinné podobě s originálními podpisy stran. Jen bych si při elektronickém (či telefonickém) domlouvání spolupráce doporučovala dát si pozor na co nejpřesnější domluvy, ať jsou vzájemná očekávání naplněna.

Mgr. Mária Chvajová Staňková
advokátka pro online podnikání a GDPR

Zaměřuji se na propojení práva, podnikání a internetu. Jsem advokátka, tedy poskytuji právní služby. Podnikatelům na internetu pomáhám mít právní věci v pořádku.

Jako samostatná advokátka působím od roku 2005. Řadu let jsem spolupracovala se společností Seznam.cz, a (nejen) proto se moje specializace vyprofilovala na právní pomoc pro podnikatele v online.

Mou další oblastí specializace je ochrana osobních údajů, jsem zakládající členkou Spolku pro ochranu osobních údajů.

O své práci píšu a přednáším. Snažím se právo v online přiblížit menším podnikatelům, aby se této problematiky nebáli a měli své právní záležitosti v pořádku. Osvětu dělám pod značkou „Posviťme si“ a vedu facebookovou skupinu Posviťme si: právo pro online podnikání a GDPR.
Jsem ale duší také podnikatelka a nadšenec do osobního rozvoje, byznysu a technologií.

Musí být smlouva vytištěná a podepsaná „ručně“ nebo stačí podepsat online?

Stačí podepsat online nebo vyjádřit souhlas v e-mailu / jiném typu elektronické zprávy.

Setkala jste se v praxi s případem, kdy byla smlouva extrémně nevýhodná pro dodavatele a on byl poté na tom bit? Jsou nějaké případy, kdy byste nedoporučila takovou smlouvu podepisovat?

Setkávám se s tím poměrně často a je to dáno tím, že jak v životě, tak v obchodní spolupráci prostě někdo “tahá za delší konec provazu”. Někdo nabízí práci, jiný ji potřebuje… Je to běžné a standardní. Občanský zákoník do určité míry počítá s ochranou slabší strany, je však potřeba si uvědomit, že do spolupráce virtuální asistentky a klienta vstupují obvykle dva podnikatelé a tak se při uzavírání smlouvy a domluvách na začátku chovat. Co se na začátku dohodne a sepíše, by se mělo dodržet. Později bývá na nápravu už pozdě.

Jaká je nejčastější praxe v rámci podepisování smluv? Měl by to mít ošetřen dodavatel ze své strany a automaticky tuto možnost nabízet nebo naopak příjemce služby?

Občas má někdo elektronický systém (třeba DocuSign), někdo vyžaduje písemné smlouvy v listinné podobě, bývá to různé. Je to vždy na domluvě.

Je něco, na co by si měl dodavatel při uzavírání smluv dát pozor?

Smlouvy byste si měli pročíst a pamatovat na to, že se nepodepisují pro dobu, kdy se spolupráci daří, ale naopak pro dobu, kdy se něco kazí a je potřeba mít dobrou právní podporu pro vzájemné jednání a plnění sjednaných povinností (či pro vyžadování jejich plnění).

S čím dalším nám můžete jako advokátka pro online podnikání a GDPR pomoct?

Své právní služby zaměřuji na podnikatele na internetu, nejčastěji připravuji obchodní podmínky, nastavuji systém GDPR a připravuji k ochraně osobních údajů dokumentaci, pomáhám s přípravou různých smluv pro právní život podnikatelů, z nichž ta spolupráce s virtuálními asistentkami je jen jednou částí.

Odkaz na Balíček smluv pro virtuální asistentku najdete ZDE.
V případě, že nejde o vztah dvou podnikatelů, když VA nemá IČ, lze použít Balíček DPP. Odkaz ZDE.

S kódem ANDREA15, který stačí zadat do prodejního formuláře navíc ušetříte 15 %.

Odkaz na web: www.stankovapartneri.cz
E-mail: maria@stankovapartneri.cz

Na závěr přidávám mé osobní sdílení z praxe: Nemusí být jednoznačné, že uzavírání smluv se týká pouze dlouhodobých spoluprací, i když to k tomu svádí. Zrovna z nedávné osobní pracovní zkušenosti jsme uzavřeli s klientem smlouvy i při jednorázové spolupráci. Troufám si říct, že pro někoho to může být opravdu jeden z klíčových bodů důvěrné spolupráce. Navíc pokud se jedná o klienta mimo vaši běžnou podnikatelskou bublinu a pracujete např. s databází jeho klientů. Proto vám doporučuji vždy na úvodní schůzce toto téma s klientem probrat stejně jako s ním probíráte ceny a termíny a ujistit se, že je pro něj v pořádku pokračovat bez smlouvy nebo smlouvu podepsat.

Co si z článku odnést:

• Spolupráce mezi dvěma podnikateli je závazkovým vztahem. Vymezí se přesně spolupráce, termíny, odměna a její splatnost.
• Základem je smlouva o spolupráci.
• Ochranu důvěrných informací zajistí smlouva o mlčenlivosti neboli NDA.
• Pokud při spolupráci dochází ke zpracování osobních údajů je dobré uzavřít dohodu o zárukách při zpracování osobních údajů.
• Smluvní pokuta by měla být přiměřená hodnotě zajišťované povinnosti.
• Smlouva nemusí být nutně uzavřena ve vytištěné podobě s originálními podpisy. Stačí vzájemné zaslání a odsouhlasení prostřednictvím e-mailu či jiným elektronickým způsobem (například datovou schránkou).
• Smlouvy byste si měli pročíst a pamatovat na to, že se nepodepisují pro dobu, kdy se spolupráci daří, ale naopak pro dobu, kdy se něco kazí a je potřeba mít dobrou právní podporu pro vzájemné jednání a plnění sjednaných povinností (či pro vyžadování jejich plnění).

Jsou pro vás informace užitečné a článek se vám líbil?
Sdílejte ho dál, ať pomůže nastavit spolupráce co nejlépe všem, kdo to potřebují. 🙂